Slik velger du riktig medlemssystem til treningssenteret
Et godt medlemssystem skal gjøre det enklere å drive treningssenteret – ikke skape mer administrasjon.
Enten du skal åpne et nytt treningssenter eller vurderer å bytte system, er det derfor viktig å se på mer enn bare pris. Systemet bør passe måten senteret ditt drives på i dag, samtidig som det kan utvikle seg sammen med virksomheten.
Her er noen av de viktigste tingene du bør vurdere når du velger medlemssystem.
1. Hvor enkelt er det å administrere medlemmene?
Medlemsadministrasjon er selve kjernen i et medlemssystem.
Du bør enkelt kunne få oversikt over blant annet:
- aktive og tidligere medlemmer
- medlemskap og avtaler
- betalinger
- kontaktinformasjon
- endringer i medlemskap
- eventuell oppfølging av medlemmer
Jo mer som kan håndteres fra ett sted, desto mindre tid trenger du å bruke på manuelle rutiner og forskjellige systemer.
For et nytt treningssenter er dette spesielt viktig. Gode rutiner fra starten gjør det enklere å håndtere vekst senere.
2. Hvordan håndteres betaling og fakturering?
Betaling er en stor del av den løpende driften på et treningssenter.
Et godt medlemssystem bør derfor gjøre det enkelt å håndtere medlemsbetalinger og gi god oversikt over hva som er betalt og eventuelt utestående.
Det kan også være lurt å undersøke hvor mye av betalingsoppfølgingen som kan automatiseres.
Automatiserte rutiner kan redusere behovet for manuelt arbeid og gjøre det enklere å holde oversikt når medlemsmassen vokser.
3. Kan medlemssystemet kobles sammen med adgangskontroll?
For mange treningssentre er medlemssystem og adgangskontroll tett knyttet sammen.
Hvis du ønsker lange åpningstider eller et helt eller delvis ubemannet treningssenter, bør du undersøke hvordan adgangssystemet fungerer sammen med medlemskapet.
Når løsningene er integrert, kan tilgangen til treningssenteret knyttes til medlemmets medlemskap og adgangsrettigheter.
Det betyr mindre administrasjon og en enklere opplevelse både for senteret og medlemmene.
4. Trenger du booking?
Tilbyr treningssenteret gruppetimer, PT-timer eller andre aktiviteter som må reserveres, bør booking være en del av vurderingen.
Tenk også litt fremover.
Selv om du ikke trenger omfattende booking ved oppstart, kan behovet endre seg etter hvert som treningssenteret vokser eller får flere tilbud.
Det samme gjelder eksempelvis booking av andre ressurser.
5. Hvordan er opplevelsen for medlemmene?
Et medlemssystem handler ikke bare om administrasjon for treningssenteret.
Det påvirker også medlemmenes opplevelse.
Det bør være enkelt for medlemmet å gjøre vanlige oppgaver som å:
- se medlemskapet sitt
- bestille timer
- finne relevant informasjon
- håndtere betaling
- få tilgang til treningssenteret
Jo enklere disse prosessene er, desto mindre behov blir det ofte for hjelp fra resepsjon eller administrasjon.
6. Kan systemet vokse sammen med treningssenteret?
Det er lett å velge system ut fra det du trenger akkurat nå.
Men still også spørsmålet:
Hva trenger vi dersom senteret har dobbelt så mange medlemmer om to år?
Du bør undersøke om systemet kan utvides med flere funksjoner, om det passer både mindre og større treningssentre, og om det kan håndtere endringer i driften.
Det er ofte enklere å velge en løsning som kan utvikles sammen med virksomheten enn å måtte bytte hele systemet senere.
7. Hvordan er supporten?
Support blir gjerne først viktig den dagen noe ikke fungerer.
Men når medlemssystemet brukes til medlemskap, betaling, booking og kanskje adgang til selve treningssenteret, kan god hjelp være avgjørende.
Undersøk derfor:
- Hvordan får du kontakt med support?
- Hvilken hjelp får du ved oppstart?
- Finnes det opplæring og veiledninger?
- Hvem hjelper deg dersom behovene endrer seg?
Et godt system handler ikke bare om programvaren, men også om menneskene og kompetansen som følger med.
Hvilket medlemssystem passer ditt treningssenter?
Det finnes ikke nødvendigvis ett medlemssystem som passer alle.
Et lite PT-studio kan ha andre behov enn et stort treningssenter med flere hundre medlemmer, gruppetimer og ubemannet åpningstid.
Derfor bør du først kartlegge hvilke behov du faktisk har.
Et godt utgangspunkt er å stille disse spørsmålene:
Hva ønsker vi å automatisere?
Hvordan skal medlemmene betale?
Trenger vi adgangskontroll?
Skal medlemmer kunne booke timer eller andre ressurser?
Hvordan ønsker vi å kommunisere med medlemmene?
Hva trenger vi dersom senteret vokser?
Når du har svar på dette, blir det langt enklere å sammenligne ulike løsninger.
Membro – utviklet for treningsbransjen
Membro er utviklet for treningssentre og samler flere av funksjonene som brukes i den daglige driften.
Målet er å gjøre administrasjonen enklere og samtidig gi medlemmene en god digital opplevelse.
Er du usikker på hvilke løsninger som passer ditt treningssenter, kan vi vise deg hvordan Membro fungerer og hvilke muligheter som finnes.
Ofte stilte spørsmål
Hva bør et medlemssystem for treningssenter inneholde?
De viktigste funksjonene vil variere fra senter til senter, men medlemsadministrasjon, betaling og god oversikt over medlemskap er sentralt. Mange treningssentre trenger også booking, adgangskontroll og løsninger for kommunikasjon med medlemmene.
Kan medlemssystem og adgangskontroll være koblet sammen?
Ja. En integrert løsning gjør det mulig å knytte adgang til medlemskap og adgangsrettigheter, noe som er spesielt nyttig for sentre med lange eller ubemannede åpningstider.
Når bør jeg velge medlemssystem hvis jeg skal starte treningssenter?
Det er lurt å velge systemet i god tid før åpning. Da kan medlemskap, betalingsrutiner, eventuell adgangskontroll og andre viktige prosesser være på plass før de første medlemmene registreres.